Ripartizione delle Spese nel Co-Hosting: Guida Pratica

Il co-hosting è una formula sempre più diffusa: il proprietario dell'immobile non vuole — o non può — gestire gli aspetti operativi dell'affitto breve, e affida la gestione a un co-host che si occupa di tutto, dalla comunicazione con gli ospiti alle pulizie. In cambio, il co-host riceve una percentuale sui ricavi.

Fin qui sembra semplice. Il punto critico è la ripartizione delle spese: chi paga le pulizie? Chi copre i costi dei consumabili? Le commissioni delle piattaforme vengono detratte prima o dopo il calcolo della percentuale? Senza un accordo scritto e dettagliato, questi punti diventano fonte di conflitti.

Il modello di ripartizione più diffuso

Esistono due approcci principali, ognuno con vantaggi diversi:

Modello netto: il co-host riceve una percentuale sui ricavi netti

In questo modello si calcolano prima tutti i costi operativi, e il co-host prende la sua percentuale sul ricavo netto (incassi meno spese). È il modello più equo in linea teorica: il co-host ha interesse a contenere i costi perché le spese riducono anche il suo guadagno.

Esempio pratico: 2.000 € di incassi mensili, 600 € di spese (pulizie, consumabili, commissioni piattaforma). Ricavo netto: 1.400 €. Con una percentuale del 20%, il co-host guadagna 280 €.

Il rischio: la definizione di “spese” deve essere chiara fin dall'inizio. Se non si specifica cosa entra nel calcolo, ogni mese diventa una negoziazione.

Modello lordo: il co-host riceve una percentuale sui ricavi lordi

Più semplice da calcolare: il co-host prende la sua percentuale sull'incasso totale, e il proprietario si occupa di pagare le spese operative separatamente. Con gli stessi numeri di prima, il co-host guadagnerebbe 400 € (20% di 2.000 €).

Questo modello è preferito dai co-host perché più prevedibile. Il rischio per il proprietario: il co-host non ha incentivo a contenere i costi, perché le spese sono a carico del proprietario.

Quali spese includere nell'accordo

Indipendentemente dal modello scelto, queste sono le voci di spesa che devono essere esplicitamente attribuite a una delle due parti:

Spese operative ricorrenti

• Pulizie tra un ospite e l'altro: la voce più significativa. Alcune strutture fanno pagare la pulizia all'ospite tramite tariffa apposita sull'annuncio; in quel caso va chiarito se quella tariffa copre solo il costo effettivo o genera anche un margine da distribuire.
• Consumabili: shampoo, gel doccia, detersivi, carta igienica, capsule caffè. Piccole spese singole che diventano rilevanti su base annua.
• Biancheria e lavanderia: se si usa un servizio esterno, il costo va attribuito. Se la lavatrice è in struttura, si considera una spesa del proprietario?
• Commissioni piattaforma (Airbnb, Booking.com): normalmente vengono detratte direttamente dalla piattaforma prima del pagamento al proprietario, quindi si parte già dal netto. Ma se il co-host gestisce anche i pagamenti diretti, la commissione va considerata esplicitamente.

Spese straordinarie

• Manutenzione ordinaria: sostituzione lampadine, piccole riparazioni. Di solito a carico del proprietario, ma sopra una soglia (es. 50–100 €) dovrebbe richiedere autorizzazione.
• Manutenzione straordinaria: caldaia, impianti, sostituzione elettrodomestici. Sempre a carico del proprietario, senza discussioni.
• Danni causati dagli ospiti: chi gestisce la pratica di rimborso? Chi anticipa i costi di riparazione nell'attesa del rimborso dalla piattaforma?

La percentuale giusta: quanto prende il co-host?

Non esiste una risposta universale, ma le percentuali più comuni nel mercato italiano variano tra il 15% e il 30% dei ricavi lordi (o netti, a seconda del modello). Cosa influenza questa cifra:

• Servizi inclusi: se il co-host gestisce anche le pulizie (con personale proprio) o la manutenzione, la percentuale è più alta. Se si occupa solo della comunicazione e del check-in, si può scendere.
• Volume: un co-host che gestisce 10 strutture dello stesso proprietario lavorerà per una percentuale più bassa rispetto a chi gestisce una singola unità.
• Complessità della struttura: una villa con piscina che richiede gestione giornaliera vale una percentuale diversa rispetto a un monolocale con self-check-in automatizzato.

Benchmark: per una gestione completa (comunicazione, check-in, pulizie, manutenzione ordinaria) su una struttura standard, il 20–25% dei ricavi lordi è una percentuale realistica. Per la sola gestione operativa senza pulizie, il 10–15%.

Il rendiconto mensile: la trasparenza come fondamento

Qualunque accordo si scelga, il co-host dovrebbe consegnare al proprietario un rendiconto mensile dettagliato con:

• Prenotazioni del mese: date, importo per prenotazione, piattaforma
• Totale incassi lordi e netti (dopo commissioni piattaforma)
• Elenco spese operative con relativi scontrini o fatture
• Calcolo della percentuale co-host
• Importo da trasferire al proprietario

Esistono gestionali per affitti brevi che generano automaticamente questi report, riducendo il lavoro amministrativo per entrambe le parti. La trasparenza è fondamentale: un proprietario che non capisce come vengono calcolati i suoi guadagni è un proprietario che prima o poi inizierà a dubitare.

Gli aspetti fiscali e contrattuali

La ripartizione delle spese ha anche implicazioni fiscali che non vanno sottovalutate. Il co-host che opera in modo professionale (più strutture, attività continuativa) potrebbe avere l'obbligo di partita IVA e di fatturare la propria prestazione al proprietario. In quel caso la percentuale di co-hosting è un compenso professionale soggetto a ritenuta d'acconto.

Il contratto di co-hosting dovrebbe specificare:

• La modalità di ripartizione (lordo vs netto)
• L'elenco delle spese operative e chi le anticipa
• Le soglie di spesa che richiedono autorizzazione preventiva
• La tempistica di rendiconto e pagamento
• Le responsabilità in caso di danni o reclami legali
• Le condizioni di recesso con preavviso

Per approfondire la parte contrattuale, leggi la guida su come strutturare un contratto di co-hosting. Per quanto riguarda gli aspetti fiscali specifici — tra cui quando il co-host deve aprire partita IVA — è sempre consigliabile confrontarsi con un commercialista esperto di locazioni brevi.

Errori da evitare negli accordi di co-hosting

Dopo anni di prassi nel settore, questi sono gli errori più comuni che portano a controversie tra proprietari e co-host:

• Nessun accordo scritto: le intese verbali funzionano finché tutto va bene. Alla prima divergenza, senza un contratto entrambe le parti hanno torto e ragione contemporaneamente.
• Spese non classificate: “spese operative” non è una definizione sufficiente. Elenca ogni categoria prevista.
• Nessun tetto alle spese ordinarie: senza una soglia massima, il co-host potrebbe acquistare dotazioni costose senza autorizzazione e addebitarle come “manutenzione ordinaria”.
• Confusione tra rimborso spese e compenso: le spese anticipate dal co-host per conto del proprietario non sono un guadagno del co-host e non devono essere tassate come tali. Il contratto deve distinguere chiaramente i due flussi.