Alloggiati Web: la Regola delle 24 Ore Spiegata

Ogni host di affitto breve ha l'obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo, tramite il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato. In teoria sembra semplice; in pratica, molti gestori si trovano in difficoltà con gli arrivi notturni, i weekend, i gruppi che arrivano in momenti diversi o gli ospiti che cambiano data all'ultimo momento. Questa guida chiarisce ogni scenario con esempi pratici e indica cosa fare quando il termine rischia di scadere.

Cosa prevede la norma: l'obbligo delle 24 ore

Il Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) e il D.Lgs. 286/1998 obbligano i gestori di strutture ricettive — inclusi gli affitti brevi in forma non imprenditoriale — a trasmettere la schedina degli ospiti entro 24 ore dall'arrivo. L'obbligo riguarda tutti gli ospiti adulti e, in molti casi, anche i minori. Per capire nel dettaglio la procedura di trasmissione, consulta la guida su registrazione ospiti questura negli affitti brevi.

La comunicazione avviene tramite il Portale Alloggiati Web, accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dal sito della Polizia di Stato. Esiste anche un'app mobile ufficiale per iOS e Android. Non esiste alcuna finestra di grazia: il termine è perentorio.

Da quando si contano le 24 ore?

Il termine delle 24 ore decorre dal momento effettivo del check-in, ovvero dall'ingresso fisico dell'ospite nella struttura. Non rileva:

• L'orario nominale di check-in indicato nell'annuncio
• L'ora della prenotazione
• L'orario comunicato dall'ospite prima di presentarsi

Se l'ospite arriva alle 23:45, hai tempo fino alle 23:45 del giorno successivo. Se arriva alle 06:30, hai tempo fino alle 06:30 del mattino dopo. L'orario del check-in fisico è il punto di partenza, non l'orario scritto nel contratto.

Arrivi notturni: come gestirli senza violare la norma

Gli arrivi tra le 22:00 e le 06:00 sono frequentissimi in molte destinazioni, specialmente per chi arriva da aeroporti con voli low cost o da treni notturni. Non rappresentano un'eccezione normativa: il Portale è sempre aperto e il termine delle 24 ore si conta ugualmente dall'arrivo fisico.

Come organizzarsi per non perdere il termine di notte

• Self check-in con smart lock o keybox:l'ospite accede autonomamente con un codice PIN. Tu ricevi la conferma di arrivo via messaggio e invii subito la schedina direttamente da app, anche a mezzanotte.
• Raccolta dati pre-arrivo:chiedi la foto del documento via messaggio prima del check-in. Con i dati già in mano, la schedina si compila in meno di due minuti.
• Invio immediato dopo la conferma di arrivo:non aspettare il mattino. Appena l'ospite ti conferma l'arrivo via WhatsApp o messaggio automatico, trasmetti subito la schedina. Resti nei termini e hai la mente libera.
• Invio la mattina successiva (entro le 24 ore):se l'ospite arriva a mezzanotte e non riesci a inviare in quel momento, puoi trasmettere la mattina successiva. Tecnicamente sei ancora nei termini, ma la prassi migliore è non aspettare.

Weekend e giorni festivi: nessuna proroga

Il Portale Alloggiati Web è operativo 365 giorni l'anno, inclusi sabato, domenica e tutti i giorni festivi. Non esiste alcuna proroga per i giorni non lavorativi: l'obbligo delle 24 ore vale identicamente un mercoledì mattina e un 15 agosto.

Non puoi giustificare un invio tardivo con “era domenica” o “era Ferragosto”. La Questura accetta le comunicazioni online in qualsiasi momento della settimana e dell'anno. La responsabilità è sempre e solo dell'host.

Gruppi con arrivi scaglionati: ogni persona ha la propria scadenza

Quando un gruppo prenota un appartamento ma i membri arrivano in momenti diversi — per esempio tre persone il venerdì sera e due il sabato mattina — la schedina va inviata per ogni persona entro 24 ore dal suo specifico arrivo individuale. Non basta inviare la schedina dei tre arrivati il venerdì per coprire anche quelli del sabato mattina.

In questi casi, è fondamentale raccogliere i dati documentali di tutti i componenti del gruppo al momento della prenotazione, così da poter inviare le schedine mano a mano che ogni membro arriva, senza ritardi.

Prolungamento del soggiorno: serve una nuova schedina?

No. Se un ospite prolunga il soggiorno rispetto alla data di check-out originaria, non è necessario inviare una nuova schedina: l'obbligo di comunicazione è già assolto all'arrivo. Aggiorna le date nella tua gestione interna per chiarezza, ma su Alloggiati Web non è richiesto alcun secondo invio.

Cosa succede se si supera il termine delle 24 ore

Il mancato o tardivo invio della schedina è una violazione amministrativa sanzionata dall'art. 17 del TULPS. Le sanzioni vanno da €103 a €1.032per ogni comunicazione omessa o tardiva. In caso di recidiva o di omissioni sistematiche, si possono configurare conseguenze più gravi. Per approfondire, consulta la guida sulle sanzioni Alloggiati Web negli affitti brevi.

Invio tardivo: cosa fare

Se ti accorgi di aver superato il termine, trasmetti comunque la schedina quanto prima. Non esiste un meccanismo formale di ravvedimento per le comunicazioni di pubblica sicurezza analogo a quello fiscale, ma un invio tardivo è sempre preferibile all'omissione totale. Per le violazioni fiscali negli affitti brevi, questa guida spiega come procedere con il ravvedimento operoso.

Ospiti senza documento: si invia comunque la schedina?

Sì. Anche quando l'ospite non dispone del documento al check-in, l'obbligo di segnalazione permane. Devi comunicare i dati che sei riuscito a raccogliere e annotare la mancanza del documento. Per tutti i dettagli su come comportarsi, consulta la guida su ospiti senza documento negli affitti brevi.

Come automatizzare l'invio e non dimenticarlo mai

Gestire manualmente ogni schedina è sostenibile con uno o due appartamenti, ma diventa rischioso e dispersivo con tre o più unità. I gestionali per affitti brevi più evoluti integrano direttamente con Alloggiati Web e inviano automaticamente le schedine non appena i dati dell'ospite sono inseriti nel sistema. Questo elimina il rischio di dimenticanza anche nelle notti più caotiche o durante i picchi dell'alta stagione.

Per una panoramica completa su come funziona il portale e come inserire correttamente tutti i dati, consulta la guida completa ad Alloggiati Web.

Le regole d'oro per rispettare sempre le 24 ore

1. Le 24 ore partono dall'arrivo fisico, non dall'orario di check-in scritto nel contratto.
2. Il portale è aperto 24/7: nessuna giustificazione valida per arrivi notturni o festivi.
3. Per gruppi con arrivi scaglionati, ogni persona ha la propria scadenza individuale.
4. Il prolungamento del soggiorno non richiede una nuova schedina.
5. Raccogliere i dati del documento prima del check-in riduce il rischio di ritardo quasi a zero.
6. Con più appartamenti, un gestionale con invio automatizzato è la soluzione più sicura in assoluto.