Alloggiati Web: Guida Completa per Host di B&B e Case Vacanze

Alloggiati Webè il portale della Polizia di Stato attraverso cui tutti i gestori di strutture ricettive italiane sono obbligati a comunicare i dati dei propri ospiti. È uno degli obblighi burocratici più importanti — e più temuti — da chi gestisce B&B, case vacanze o qualsiasi altra struttura ricettiva.

In questa guida completa spieghiamo come funziona Alloggiati Web, chi è obbligato a usarlo, come compilare correttamente le comunicazioni e come automatizzare il processo per non perdere mai una scadenza.

Cos'è Alloggiati Web e perché esiste

Alloggiati Web è un sistema telematico della Polizia di Stato che permette ai gestori di strutture ricettive di trasmettere online le schede di notificazione degli alloggiati, ovvero i dati identificativi degli ospiti che pernottano nelle loro strutture.

L'obbligo nasce dall'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) e dal relativo regolamento. In pratica, è un obbligo di pubblica sicurezza: le autorità devono sapere chi alloggia dove, per ragioni di sicurezza e ordine pubblico.

Prima dell'era digitale, si compilavano schede cartacee da consegnare alla questura locale. Alloggiati Web ha digitalizzato questo processo.

Chi è obbligato a usare Alloggiati Web

L'obbligo riguarda praticamente tutti i gestori di strutture che ospitano persone a pagamento:

• Hotel, alberghi e pensioni di qualsiasi categoria
• B&B (Bed and Breakfast)
• Case vacanze e appartamenti turistici
• Agriturismi
• Campeggi e villaggi turistici
• Ostelli
• Affittacamere

Anche chi affitta tramite Airbnb o Booking.com è soggetto all'obbligo. La piattaforma non adempie per te: sei tu il responsabile della comunicazione.

Entro quando bisogna comunicare i dati

Le tempistiche sono precise e il mancato rispetto comporta sanzioni:

• Soggiorni di più notti: la comunicazione deve essere inviata entro 24 ore dall'arrivodell'ospite.
• Soggiorni di una sola notte: la comunicazione deve avvenire entro 6 ore dall'arrivo (prima della partenza).

I dati vanno comunicati per ogni ospite maggiorenne. Per i minori che viaggiano con genitori o tutori, basta indicarli come “ospiti a seguito” senza compilare una scheda separata.

Come registrarsi ad Alloggiati Web

Per accedere al portale, il gestore deve prima registrarsi presso la Questura di competenza(quella del territorio dove si trova la struttura). La procedura varia leggermente da questura a questura, ma di solito prevede:

• Presentazione di un documento di identità valido
• Compilazione di un modulo di richiesta di accesso
• Documentazione che attesti la gestione della struttura ricettiva
• Rilascio di un WSKEY (chiave di accesso API) e delle credenziali di accesso

Il WSKEY è fondamentale: è quello che permette anche ai software gestionali di comunicare con Alloggiati Web per conto tuo, automatizzando le trasmissioni.

Se gestisci più appartamenti, potrebbe essere necessario registrare ciascuno separatamente presso la questura, ottenendo credenziali distinte.

Quali dati bisogna comunicare

Per ogni ospite maggiorenne bisogna trasmettere:

• Cognome e nome
• Luogo e data di nascita
• Sesso
• Cittadinanza
• Tipo di documento di identità (carta d'identità, passaporto, ecc.)
• Numero del documento
• Luogo di rilascio del documento
• Data di arrivo e data di partenza prevista

Il formato tecnico richiede un record da 168 carattericon campi a posizione fissa. Ogni tipo di documento, nazionalità e Comune ha un codice specifico. È questo il motivo per cui molti host fanno errori quando compilano manualmente: il formato è rigido e non perdona imprecisioni.

Errori comuni nella compilazione

• Codici documento errati:ogni tipo di documento (passaporto, carta d'identità, patente straniera, ecc.) ha un codice diverso. Usare quello sbagliato causa il rifiuto della trasmissione.
• Nazionalità errate:il sistema usa codici ISO specifici per ogni paese. Confondere l'abbreviazione di un paese può causare errori silenziosi.
• Date nel formato sbagliato:il sistema vuole le date in un formato preciso. Anche un giorno scritto con una cifra invece di due può causare problemi.
• Trasmissione tardiva: dimenticare di inviare le schede entro le scadenze previste espone a sanzioni amministrative.
• Non comunicare i co-ospiti:se nell'appartamento ci sono più adulti, vanno comunicati tutti, non solo il titolare della prenotazione.

Sanzioni per mancata o errata comunicazione

Le sanzioni sono previste dall'articolo 17 del TULPS e possono includere:

• Sanzione amministrativa da 206 a 619 euro per ogni comunicazione omessa o tardiva
• In caso di recidiva o violazioni gravi, possibilità di sospensione della licenza

Le questure possono effettuare controlli periodici, specialmente in periodi di alta stagione o in seguito a segnalazioni. Non è un rischio teorico: le sanzioni vengono realmente applicate.

Come automatizzare Alloggiati Web con un software gestionale

La soluzione più efficiente per chi gestisce più appartamenti è integrare Alloggiati Web con un software gestionale che automatizzi le comunicazioni.

Strumenti come GuestSuite permettono di:

• Raccogliere i dati degli ospiti durante il check-in digitale
• Generare automaticamente il record nel formato corretto a 168 caratteri
• Trasmettere la scheda ad Alloggiati Web via API nei tempi previsti
• Ricevere conferme di avvenuta trasmissione e tracciare lo storico
• Gestire le credenziali (WSKEY) di più appartamenti separatamente

Il risparmio di tempo è significativo: invece di accedere manualmente al portale per ogni ospite, il processo avviene in modo silenzioso e automatico nel background.

Alloggiati Web e CIN: qual è la differenza

Sono due obblighi distinti ma complementari. Il CIN è il Codice Identificativo Nazionaledell'immobile, rilasciato dal Ministero del Turismo. Alloggiati Web riguarda invece la comunicazione dei dati degli ospiti alla Polizia di Stato. Devi rispettare entrambi.

Domande frequenti su Alloggiati Web

Devo comunicare anche gli ospiti stranieri?

Sì, assolutamente. L'obbligo vale per tutti gli ospiti, indipendentemente dalla nazionalità. Il sistema ha i codici per tutti i paesi del mondo.

Se l'ospite arriva di notte devo aspettare la mattina?

No: la comunicazione deve avvenire entro 24 ore (o 6 ore per soggiorni di una notte). Con un sistema automatizzato, i dati possono essere trasmessi in qualsiasi momento, anche nel cuore della notte, senza la tua presenza.

Cosa faccio se commetto un errore nella scheda?

Il portale permette di modificare o rettificare le comunicazioni precedentemente inviate, almeno fino a un certo periodo di tempo. Se hai dubbi, contatta la questura di riferimento.