Registrare gli Ospiti in Questura: Alloggiati Web

Ogni host di affitto breve in Italia ha l'obbligo di comunicare i dati degli ospiti alle autorità di pubblica sicurezza entro 24 ore dall'arrivo. Questa comunicazione avviene tramite il portale Alloggiati Webdella Polizia di Stato. Si tratta di un adempimento obbligatorio per cui le sanzioni possono essere severe, ma molti host lo trovano complicato o poco chiaro nella pratica.

In questa guida vediamo come funziona la registrazione degli ospiti alla questura: chi deve farlo, come si fa operativamente e come automatizzare il processo.

Chi è obbligato a comunicare i dati degli ospiti

L'obbligo riguarda tutti i soggetti che offrono alloggio a titolo oneroso o gratuito:

• B&B e case vacanze (anche non registrati come attività commerciale)
• Host di affitti brevi su Airbnb, Booking.com e piattaforme simili
• Hotel, agriturismi e qualsiasi struttura ricettiva
• Privati che affittano a turisti, anche occasionalmente

Non importa se sei un host occasionale o professionale, se hai partita IVA o no: l'obbligo è in capo a chiunque ospiti persone a pagamento. Le sanzioni per omessa comunicazione vanno da 103€ a 1.549€ per ogni ospite non registrato.

Il portale Alloggiati Web: come accedere

Il portale Alloggiati Web si trova su alloggiatiweb.poliziadistato.it. Per accedervi, devi prima registrarti e ottenere le credenziali dalla questura di competenza (quella del comune dove si trova la struttura). La procedura di registrazione è la seguente:

• Presentati di persona (o tramite raccomandata in alcune questure) con documento di identità, codice fiscale e i dati della struttura (indirizzo, tipo di struttura).
• La questura rilascia un WSKEY (Web Service Key), una password univoca per la tua struttura.
• Ricevi le credenziali di accesso al portale (username e password).
• I tempi di attivazione variano da 1 a 5 giorni lavorativi.

Attenzione: ogni struttura riceve credenziali separate. Se hai due appartamenti a indirizzi diversi, hai due set di credenziali distinti. Se sono nello stesso stabile, a volte si può usare un unico accesso: verifica con la tua questura.

Come compilare la scheda alloggiati

Per ogni ospite (maggiorenne) devi inviare una schedina con i seguenti dati:

• Nome e cognome
• Data di nascita
• Luogo di nascita (comune o nazione)
• Cittadinanza
• Tipo di documento (carta d'identità, passaporto, patente...)
• Numero del documento
• Luogo di rilascio del documento
• Data di arrivo

Per i minori che viaggiano con un genitore, basta una schedina cumulativa indicando il numero di minori accompagnati. Per i minori non accompagnati, servono dati completi. Per i cittadini stranieri extra-UE, i dati del documento sono fondamentali: non si può inviare la scheda senza il numero del passaporto.

Termini e modalità di invio

La comunicazione deve essere inviata entro le 24 ore dall'arrivodell'ospite. Se l'ospite arriva il venerdì alle 22, hai tempo fino al sabato alle 22. Non esiste una scusa valida per il ritardo: la norma è chiara e i controlli esistono.

Le modalità di invio sono:

• Portale web: accedi al portale Alloggiati Web e inserisci i dati manualmente.
• App mobile: il portale ha un'app per smartphone (iOS e Android) che permette di fotografare il documento e compilare la scheda in pochi passi.
• Web service (API): per chi usa software gestionali, è possibile integrare l'invio automatico tramite le API del portale, usando il WSKEY.

Come automatizzare la registrazione con GuestSuite

La parte più tediosa della gestione degli affitti brevi è proprio questa: raccogliere i documenti degli ospiti e trasmettere la scheda ogni volta. ConGuestSuite, questo processo può essere quasi completamente automatizzato:

• L'ospite riceve un link di check-in digitale prima dell'arrivo.
• Carica la foto del proprio documento direttamente dall'app.
• I dati vengono estratti automaticamente e pre-compilati nella scheda alloggiati.
• Con un click (o automaticamente), la scheda viene trasmessa ad Alloggiati Web.

Questo riduce il rischio di errori, elimina il lavoro manuale ripetitivo e garantisce il rispetto dei termini di legge anche durante i periodi più intensi. Per approfondire tutti gli aspetti del portale, leggi la nostraguida completa ad Alloggiati Web.

Sanzioni e controlli

I controlli sono reali. La Polizia di Stato incrocia i dati delle piattaforme (Airbnb e Booking sono obbligate a trasmettere dati in caso di richiesta) con le schede alloggiati ricevute. Gli host che non trasmettono le schedine rischiano:

• Sanzione amministrativa da 103€ a 1.549€ per ospite non registrato.
• In caso di recidiva, sospensione o revoca delle autorizzazioni.
• In casi gravi, rilevanza penale (art. 17 TULPS).

Non vale la pena rischiare. Impostare il processo una volta e automatizzarlo è l'investimento di tempo più sensato che un host possa fare.