Ospiti Stranieri Extra-UE negli Affitti Brevi: Documenti e Registrazione in Alloggiati Web

Accogliere ospiti stranieri è la normalità negli affitti brevi italiani. Ma quando arriva un ospite proveniente da fuori l'Unione Europea — Cina, India, Stati Uniti, Turchia, Giappone, Brasile — molti host si trovano in difficoltà: quali documenti accettare? Come compilare la schedina in Alloggiati Web? Cosa fare se l'ospite non ha il passaporto con sé?

In questa guida rispondiamo a queste domande in modo pratico, con riferimento alla normativa vigente e alle istruzioni operative del portale della Polizia di Stato.

L'obbligo di registrazione vale anche per gli stranieri

L'obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla Questura entro 24 ore dall'arrivo vale per tuttigli ospiti, italiani o stranieri, comunitari o extracomunitari. Non esistono esenzioni per nazionalità: se accogli qualcuno nella tua struttura, devi inviare la schedina via Alloggiati Web.

Per un approfondimento generale sul funzionamento del portale, leggi la nostraguida completa alla registrazione ospiti in Questura.

Documenti accettati per ospiti extra-UE

Per i cittadini di Paesi non appartenenti all'Unione Europea, i documenti di riconoscimento validi ai fini della registrazione in Alloggiati Web sono:

• Passaporto:il documento principale e preferito. Deve essere in corso di validità. Il sistema richiede: numero di documento, nazionalità, luogo e data di rilascio.
• Visto:non è un documento di identificazione da solo, ma può essere usato come riferimento aggiuntivo. Va registrato il passaporto sul quale è apposto il visto.
• Permesso di soggiorno:per stranieri già residenti in Italia, il permesso di soggiorno in corso di validità è accettato come documento identificativo alternativo al passaporto.
• Titolo di viaggio per apolidi o rifugiati: i documenti rilasciati ai sensi della Convenzione di Ginevra sono accettati. Inserisci il tipo di documento specifico nel campo libero del portale.

Non sono accettati: patente di guida straniera (anche se in alcuni casi europei sì), carta d'identità straniera non riconosciuta dall'Italia, biglietto aereo o boarding pass.

Come compilare la schedina per un ospite extra-UE

La procedura in Alloggiati Web è la stessa degli ospiti italiani, ma con alcune differenze nei campi da compilare:

1. Tipo ospite: seleziona il codice corretto (ospite singolo, capofamiglia, membro del nucleo). Per un gruppo, il capofamiglia o capogruppo va registrato per primo.
2. Cognome e nome:trascrivi esattamente come appaiono nel passaporto, compresi eventuali caratteri traslitterati. Attenzione: in alcuni passaporti asiatici l'ordine è invertito (cognome prima del nome). Verifica con l'ospite.
3. Data di nascita: formato gg/mm/aaaa.
4. Sesso: M o F come indicato nel passaporto.
5. Luogo di nascita: per gli stranieri, seleziona il Paese esterodalla lista a tendina. Non inserire la città straniera come per gli italiani (per cui è richiesto il Comune). Per gli extra-UE basta il Paese.
6. Nazionalità:il Paese di cittadinanza come da passaporto. Può essere diverso dal Paese di nascita.
7. Tipo documento:seleziona “Passaporto” o la categoria applicabile.
8. Numero documento: esattamente come appare nel passaporto, lettere e numeri compresi (es. AB1234567).
9. Luogo di rilascio: il Paese che ha emesso il documento.

Cosa fare se l'ospite arriva senza passaporto

È una situazione più comune di quanto si pensi: l'ospite ha lasciato il passaporto in aeroporto, lo ha dimenticato in valigia o dice di averlo nel bagagliaio dell'auto.

Come host hai l'obbligo di acquisire i dati del documento primadi consentire l'accesso all'alloggio (o comunque entro le 24 ore successive all'arrivo). Le opzioni sono:

• Chiedi una copia digitale immediata:fatti mandare via WhatsApp o email la foto del passaporto. È sufficiente per compilare la schedina: non è necessario il documento fisico in mano.
• Concedi il tempo di recuperarlo:se l'ospite promette di portartelo entro poche ore, puoi aspettare (restando nei 24 ore dall'arrivo).
• Non accoglierlo senza:se l'ospite non ha alcun documento né digitale né fisico e non può procurarselo, tecnicamente non puoi effettuare la registrazione. In questo caso hai il diritto di rifiutare il check-in.

Per approfondire la gestione degli ospiti senza documento, leggi anchecosa fare quando un ospite non ha il documento.

Ospiti con visto scaduto o irregolari

Come host non hai l'obbligo di verificare la regolarità del soggiorno dell'ospite sul territorio italiano: questo è un compito delle autorità. Il tuo obbligo è solo quello di comunicare i dati all'Alloggiati Web.

Tuttavia, se hai fondati motivi di sospettare che un ospite sia irregolare o stia usando documenti falsi, puoi contattare le forze dell'ordine. In ogni caso, inviare la schedina anche per un ospite con visto scaduto non ti espone a responsabilità: l'accertamento spetta alle autorità competenti.

Verifica comunque con un consulente legale se hai situazioni particolari o dubbi specifici.

Ospiti extra-UE in gruppi o famiglie

Per famiglie o gruppi extra-UE valgono le stesse regole degli italiani:

• Il capofamiglia o capogruppoviene registrato come tipo ospite specifico. Gli altri componenti vengono aggiunti come “membro del nucleo familiare” (con cognome uguale al capofamiglia) o come ospiti indipendenti.
• I minori devono essere registrati singolarmente, con i dati del loro passaporto (o del documento di viaggio, se minori su passaporto genitori). Per approfondire, consulta la nostra guida sucome registrare i minorenni in Alloggiati Web.
• In gruppi di colleghi o amici senza vincolo familiare, ogni ospite va registrato come individuale.

Automatizzare la raccolta dati per ospiti stranieri

La procedura manuale — chiedere il documento, fotografarlo, inserire tutti i dati a mano in Alloggiati Web — è lenta e soggetta a errori di trascrizione, specie con nomi in caratteri non latini (cinese, arabo, cirillico). Esistono gestionali che semplificano questo processo: permettono all'ospite di inserire autonomamente i propri dati prima dell'arrivo tramite un link di pre check-in, e inviano automaticamente la schedina al portale della Polizia di Stato.

Questo approccio riduce gli errori e libera l'host dalla necessità di gestire il documento fisico. È particolarmente utile per strutture con check-in autonomo o keybox, dove non c'è un incontro diretto tra host e ospite.