Comunicazione ISTAT Arrivi e Presenze: Guida Pratica per Affitti Brevi e B&B

Chi gestisce un affitto breve o un B&B conosce bene l'obbligo di registrare gli ospiti su Alloggiati Web. Meno noto è un secondo adempimento, distinto e parallelo: la comunicazione mensile delle presenze turistiche all'ISTAT. Due sistemi, due finalità, due portali diversi — e sanzioni separate se dimentichi uno dei due.

In questa guida pratica vediamo cos'è l'obbligo ISTAT sulle presenze, cosa bisogna dichiarare, come funzionano i portali regionali, le scadenze da rispettare e come semplificare questo adempimento ogni mese.

Cos'è la comunicazione ISTAT sulle presenze turistiche

La comunicazione ISTAT sulle presenze turistiche è un obbligo statistico, non di pubblica sicurezza. Il suo scopo è fornire al Ministero del Turismo e alle Regioni i dati aggregati sui flussi turistici: quanti ospiti sono arrivati, per quante notti, da quale paese, in quale struttura.

Questi dati vengono usati per le statistiche ufficiali del turismo italiano, per la pianificazione degli investimenti pubblici nel settore e per il calcolo dei flussi nelle varie destinazioni. Non si tratta di dati personali: la comunicazione è aggregata e anonima, non nominativa. Non si comunicano nomi, cognomi o documenti degli ospiti.

La normativa di riferimento è il D.Lgs. 322/1989 (Sistema Statistico Nazionale) e le disposizioni regionali attuative. In pratica, ogni regione ha il proprio portale e le proprie modalità di raccolta, sebbene i dati da comunicare siano sostanzialmente uniformi su tutto il territorio nazionale. Per una panoramica generale sull'obbligo, leggi anche la nostra guida su comunicazione ISTAT turismo per affitti brevi e B&B.

Chi è obbligato

Sono tenute alla comunicazione tutte le strutture ricettive, indipendentemente dalla dimensione o dalla tipologia:

• Affitti brevi e case vacanza
• Bed & Breakfast
• Affittacamere
• Agriturismi
• Hotel, residence, campeggi
• Locazioni turistiche (anche quelle gestite solo su Airbnb o Booking.com)

Non esistono soglie di fatturato o di pernottamenti minimi. Anche chi affitta una singola stanza o un piccolo bilocale è formalmente obbligato a comunicare i dati. In pratica alcune piccole strutture non sono mai state contattate dalle autorità locali per questo adempimento, ma l'obbligo esiste. È consigliabile verificare la propria posizione presso il Comune competente o lo Sportello Unico del Turismo della propria Regione.

Cosa bisogna dichiarare

I dati da trasmettere riguardano i movimenti turistici del periodo di riferimento. Per ciascuna struttura si dichiarano:

• Arrivi: numero di ospiti che hanno effettuato il check-in nel mese (o nel trimestre, a seconda della regione)
• Presenze: numero totale di notti pernottate. Un ospite che soggiorna 3 notti conta come 1 arrivo e 3 presenze
• Provenienza degli ospiti: suddivisione tra italiani e stranieri, con eventuale dettaglio per paese di provenienza nelle regioni che lo richiedono
• Fascia di età:alcune regioni richiedono anche la ripartizione per fasce (es. under 14, 15–64, over 65)

I dati non includono nome, cognome, numero di documento o altri elementi personali degli ospiti. È una rendicontazione aggregata: ti basta sapere quante persone sono arrivate, per quante notti e da dove vengono.

Con quale frequenza si invia la comunicazione

La frequenza standard è mensile: entro il 5° giorno del mese successivo si comunicano i dati del mese appena terminato. Alcune regioni consentono anche la trasmissione settimanale o trimestrale per determinate tipologie di struttura.

Se in un mese non hai avuto ospiti, devi comunque inviare la comunicazione con dati azzerati (la cosiddetta comunicazione zero o mese a zero): è la prova che non hai dimenticato l'adempimento ma semplicemente non hai avuto arrivi.

Non c'è una sanzione per chi invia i dati a zero, ovviamente: serve solo a chiudere correttamente il periodo di riferimento nel sistema regionale.

I portali regionali: come funzionano

A differenza di Alloggiati Web — sistema nazionale unico della Polizia di Stato — la comunicazione ISTAT viene raccolta attraverso portali regionali, ciascuno con la propria interfaccia e i propri requisiti di accesso. I principali:

• Ross1000:il sistema più diffuso, usato in Veneto, Lombardia, Toscana, Marche, Umbria e molte altre regioni. Richiede l'accreditamento tramite il Comune o la Provincia.
• SPOT (Sistema Puglia Online Turismo): specifico della Regione Puglia, con procedura di registrazione autonoma sul portale regionale.
• Giallo Turismo: usato in Campania. Richiede registrazione presso la Regione Campania.
• RTUR – Regione Lazio:il Lazio ha un portale dedicato gestito direttamente dall'ente regionale.
• Sistemi comunali diretti:in alcune aree, specialmente nei comuni più piccoli non ancora coperti dai sistemi regionali, la raccolta avviene tramite modulo comunale o email all'ufficio turismo locale.

Per scoprire quale portale usare nella tua regione, contatta il Comune dove si trova la struttura oppure lo Sportello Unico del Turismo della Regione. Ogni regione ha un ufficio statistico del turismo che può guidarti nella registrazione iniziale e fornirti le credenziali.

Come registrarsi e iniziare a inviare i dati: i passaggi concreti

Il processo di attivazione è in genere il seguente:

1. Contatta il Comune o la Regioneper sapere quale portale è attivo nella tua area e come richiedere le credenziali di accesso.
2. Registra la strutturanel portale indicato (es. Ross1000), fornendo codice fiscale o partita IVA, tipologia di struttura, numero di posti letto/camere e l'eventuale CIN.
3. Ricevi le credenziali(username e password, oppure accesso tramite SPID dove disponibile). In alcuni portali l'attivazione richiede qualche giorno lavorativo.
4. Inserisci i dati mensili:entro il 5 del mese successivo, accedi al portale, seleziona la struttura, inserisci arrivi e presenze suddivisi per provenienza degli ospiti (e per fasce di età se richiesto dalla tua regione).
5. Conferma e archivia la ricevutadi trasmissione. Conservala come prova dell'adempimento: ti sarà utile in caso di ispezioni o verifiche da parte del Comune o della Guardia di Finanza.

Una volta acquisita la procedura, l'inserimento mensile richiede pochi minuti se hai tenuto un registro aggiornato delle presenze durante il mese.

Differenza con Alloggiati Web: i due adempimenti a confronto

I due obblighi vengono spesso confusi ma sono completamente distinti. Ecco le differenze chiave:

• Alloggiati Web (Polizia di Stato): registrazione nominativadegli ospiti (nome, cognome, data di nascita, documento d'identità, nazionalità). Scopo: pubblica sicurezza. Scadenza: entro 24 ore dall'arrivo di ciascun ospite. Per approfondire, leggi la guida su come funziona Alloggiati Web per affitti brevi.
• ISTAT presenze: rendicontazione aggregata dei flussi turistici (arrivi totali, notti pernottate, provenienza). Scopo: statistica. Scadenza: mensile (entro il 5 del mese successivo).

Devi assolvere entrambi gli obblighi. Sono indipendenti: assolvere uno non sostituisce l'altro, le sanzioni si applicano separatamente e verso enti diversi.

Sanzioni per la mancata o tardiva comunicazione

Le sanzioni per la mancata o tardiva comunicazione ISTAT variano per regione, ma in genere sono previste dalla legge regionale sul turismo come sanzioni amministrative. Possono andare da qualche decina a qualche centinaio di euro per ogni periodo non comunicato.

Non vengono erogate in modo automatico come le sanzioni di Alloggiati Web, ma in caso di ispezione da parte del Comune o della Guardia di Finanza, l'assenza delle comunicazioni nei portali regionali viene rilevata e può comportare l'applicazione delle sanzioni previste dalla legge regionale. In alcuni casi, la mancata comunicazione può anche incidere sul mantenimento dell'autorizzazione ricettiva.

Per le specifiche sanzioni della tua regione, è sempre consigliabile verificare direttamente presso il Comune competente o un consulente del settore ricettivo.

Come automatizzare la comunicazione ISTAT

Il modo più pratico per semplificare questo adempimento è tenere un registro aggiornato delle presenzedurante il mese. Per ogni prenotazione registra: data di arrivo, data di partenza, numero di ospiti, nazionalità. A fine mese hai già tutti i dati aggregati pronti per l'inserimento nel portale.

Esistono gestionali per affitti breviche aggregano automaticamente arrivi e presenze dal calendario prenotazioni e li presentano in un formato già pronto per l'inserimento nel portale regionale. Per chi gestisce più strutture in regioni diverse, l'automazione diventa quasi necessaria: ogni struttura ha il suo portale regionale, le sue credenziali e la sua scadenza mensile. Tenere tutto manualmente su più fogli Excel è una fonte sicura di errori e dimenticanze.

Qualsiasi sistema usi, imposta un promemoria fisso per il primo di ogni mese: ti ricorda di verificare i dati e inviare la comunicazione entro il 5. È uno di quegli adempimenti che costa pochissimo se fatto con regolarità, ma ha conseguenze serie se dimenticato per mesi consecutivi.