AlloggiatiWeb: Errori Frequenti e Come Risolverli

Il portale AlloggiatiWeb della Polizia di Stato è l'obbligo normativo che più spaventa i nuovi host italiani — e con ragione: gli errori nel caricamento delle schedine possono portare a sanzioni che vanno da centinaia a migliaia di euro. Eppure la maggior parte dei problemi che si incontrano in produzione sono sempre gli stessi, prevedibili e risolvibili.

In questa guida raccogliamo gli errori più comuni su AlloggiatiWeb, spieghiamo perché accadono e come evitarli. Per la normativa di base e la registrazione consulta prima l'articolo su come funziona AlloggiatiWeb per gli affitti brevi.

Errore 1: Cognome e nome invertiti

Sembra banale, ma è tra i più frequenti. Il record AlloggiatiWeb prevede un ordine preciso: prima il cognome (50 caratteri), poi il nome (30 caratteri). Molti host inseriscono i dati nell'ordine in cui li leggono sul documento (nome prima, cognome dopo) e inviano schedine con i campi scambiati.

Il portale in alcuni casi non restituisce un errore esplicito, ma la schedina arriva con i dati anagrafici invertiti, il che può creare problemi in sede di controllo. Soluzione: forma il tuo team (e te stesso) a compilare sempre nella sequenza Cognome → Nome, e se usi un gestionale verifica che esporti i campi nel corretto ordine.

Errore 2: Formato data sbagliato

AlloggiatiWeb accetta le date in formato GG/MM/AAAA (10 caratteri incluse le barre). Formati come AAAA-MM-GG (ISO 8601, tipico dei database) o MM/GG/AAAA (formato americano) vengono rifiutati o peggio interpretati in modo errato.

Questo errore è particolarmente insidioso quando si usa un software che internamente lavora con date ISO: se la conversione non viene applicata prima di generare il record, tutte le schedine risultano malformate. Sempre testare un invio di prova con la funzione “Test” del portale prima di passare a invii reali.

Errore 3: Codice comune o stato sbagliato

Questo è uno degli errori più gravi in termini di impatto, perché può portare a schedine tecnicamente accettate dal portale ma con dati anagrafici errati.

AlloggiatiWeb utilizza codici proprietari per comuni italiani e stati esteri — non i codici ISTAT, non i codici ISO. Il codice di Roma, ad esempio, è 412058091 (nove cifre con un prefisso proprietario). Un comune come Afragola ha un codice specifico che non si può derivare da nessun altro archivio ufficiale.

Il problema storico di molti sistemi era usare codici desunti da ISTAT o da elenchi parziali scritti a mano, con risultati disastrosi: ospiti nati in comuni non presenti nella lista non riuscivano a completare il check-in, e per gli stranieri i codici cittadinanza inventati producevano schedine con dati errati. La soluzione è usare esclusivamente le tabelle ufficiali scaricabili dal portale AlloggiatiWeb (Tabelle di riferimento), che contengono circa 7.900 comuni italiani e 236 stati esteri con i codici corretti.

Errore 4: Tipo alloggiato errato

Il campo “Tipo Alloggiato” ha cinque valori ufficiali:

• 16 – Ospite Singolo: ospite che viaggia da solo
• 17 – Capo Famiglia: primo ospite di un gruppo familiare (con accompagnatori)
• 18 – Capo Gruppo: primo ospite di un gruppo non familiare
• 19 – Familiare: ogni membro della famiglia (non il capo)
• 20 – Membro Gruppo: ogni membro del gruppo non familiare

L'errore più comune: usare il codice 16 (Ospite Singolo) per il primo ospite di una prenotazione multipla. Se stai inviando 3 ospiti nella stessa prenotazione, il principale deve essere 17 o 18, non 16. Il codice 16 è corretto solo quando l'ospite arriva da solo.

Un secondo errore frequente: classificare accompagnatori come “Ospite Singolo” invece che come “Familiare” o “Membro Gruppo”. Oltre alla scorrettezza formale, questo elimina l'obbligo del documento per i tipi 19 e 20, rendendo le schedine coerenti anche senza compilare i campi documento.

Errore 5: Documento inserito per gli accompagnatori

I tipi alloggiato 19 (Familiare) e 20 (Membro Gruppo) non richiedono i dati del documento. Il record prevede 34 caratteri vuoti per quei campi. Inserire comunque un documento per un accompagnatore non causa sempre un rifiuto esplicito, ma può generare incoerenze e segnalazioni in sede di audit.

Al contrario, per i tipi 16, 17 e 18 il documento è obbligatorio. La schedina viene rifiutata con errore se i campi tipo documento, numero documento e luogo di rilascio sono vuoti per questi tipi alloggiato.

Errore 6: Sesso codificato in modo errato

Il campo sesso nel record prevede “1” per maschile e “2” per femminile. Un bug storico molto diffuso nei sistemi che gestiscono AlloggiatiWeb riguarda la gestione del genere: se la lookup che traduce il valore inserito dall'ospite (“F”, “femmina”, “female”) nel codice numerico è case-sensitive, le varianti con maiuscola non vengono riconosciute e il sistema cade sul default (spesso “1”, maschio), classificando ogni ospite donna come uomo. Se noti che nelle schedine inviate il genere degli ospiti è sempre identico indipendentemente dai dati inseriti, questo è il problema da investigare.

Errore 7: Permanenza sbagliata

Il campo permanenza indica il numero di notti in formato a due cifre (es. “03” per tre notti). Gli errori più comuni:

• Inserire il numero di notti come numero intero senza padding (“3” invece di “03”)
• Contare il numero di giorni invece di notti (una prenotazione che va dal 10 al 13 luglio è 3 notti, non 4 giorni)
• Per soggiorni lunghi, superare il campo a due cifre (massimo 99 notti per singola schedina)

Errore 8: Invio dopo la scadenza

L'obbligo normativo prevede l'invio delle schedine entro le 24 ore dall'arrivo dell'ospite, e comunque prima delle ore 24 del giorno di arrivo per i soggiorni che iniziano di notte. Molti host inviano in batch a fine giornata o il giorno dopo, accumulando irregolarità.

I gestionali per affitti brevi più strutturati permettono di automatizzare l'invio ad AlloggiatiWeb non appena i dati dell'ospite sono completi, eliminando il rischio di dimenticanze. In alternativa, imposta un promemoria fisso ogni mattina per verificare gli arrivi del giorno precedente.

Come usare la funzione Test prima di inviare

AlloggiatiWeb offre due metodi di invio: Test (valida le schedine senza registrarle) e Send (registra ufficialmente). Prima di usare Send, effettuare sempre una chiamata Test sulla stessa schedina: se restituisce errori o la valida correttamente, sai già cosa aspettarti dall'invio reale.

Qualche sistema di gestione non espone questa distinzione all'utente, inviando direttamente in modalità Send. È consigliabile verificare con il fornitore del software se il Test viene eseguito automaticamente prima di ogni invio reale.

Sanzioni e come contestarle

Le sanzioni per mancato o tardivo invio delle schedine vanno da 103 a 1.549 euro per ogni ospite non comunicato (art. 17 TULPS). In caso di violazioni reiterate, si rischia anche la sospensione dell'attività.

Se ricevi una contestazione, verifica prima se è possibile dimostrare che le schedine erano state inviate ma il portale aveva riscontrato un problema tecnico: in quei casi AlloggiatiWeb produce log di errore che puoi allegare al ricorso. Per la procedura di contestazione vedi l'articolo su come contestare una sanzione AlloggiatiWeb. Per questioni normative e sanzioni specifiche è sempre consigliabile consultare un consulente legale o il proprio Comune di riferimento.