Welcome Book Digitale per Affitti Brevi: Come Crearlo e Cosa Includere

Fino a qualche anno fa il welcome book era un bel raccoglitore plastificato sul tavolo del soggiorno. Oggi la maggior parte degli ospiti lo ignora: arrivano stanchi, aprono WhatsApp e chiedono direttamente a te dove trovare i set lenzuola o come accendere il riscaldamento. Il welcome book digitalerisolve questo problema: è sempre con loro sullo smartphone, è consultabile prima dell'arrivo, si aggiorna in un clic e non accumula polvere sul tavolo del soggiorno.

In questa guida vediamo come creare un welcome book digitale efficace, quali strumenti usare, cosa non può mancare e come consegnarlo agli ospiti in modo che lo leggano davvero.

Welcome book digitale vs cartaceo: perché conviene il digitale

Il welcome book cartaceo ha un solo vantaggio reale: è lì, fisico, anche quando lo smartphone è scarico. Ma i limiti sono significativi:

• Si consuma, si macchia, si perde dopo qualche stagione.
• Ogni aggiornamento — cambio password WiFi, nuovo orario raccolta rifiuti, ristorante che ha chiuso — richiede di ristamparlo o riscrivere pagine.
• Non è consultabile prima dell'arrivo, quando gli ospiti ne avrebbero più bisogno per capire come raggiungere la struttura o dove parcheggiare.
• Non è ricercabile: trovare “come funziona la lavatrice” in un raccoglitore di 25 pagine richiede pazienza che la maggior parte degli ospiti non ha.

Il digitale invece si invia via WhatsApp o email prima del check-in, rimane in tasca all'ospite per tutto il soggiorno, ed è aggiornabile centralmente in pochi secondi. Per un approfondimento completo su struttura e contenuti del welcome book, consulta anche la nostra guida alwelcome book per affitti brevi.

I migliori strumenti per creare un welcome book digitale

1. Notion (gratuito)

Notion è lo strumento più flessibile e diffuso per i welcome book digitali fai-da-te. Si crea una pagina per ogni appartamento, la si struttura con sezioni, si aggiungono testo, foto, link a mappe e video incorporati. La pagina si pubblica come sito web pubblico e si condivide via link o QR code. È gratuito per uso personale, funziona bene su mobile e si aggiorna in tempo reale senza dover ricondividere il link.

Limite principale: non ha sezioni predefinite per strutture ricettive e non è pensato per gestire più appartamenti in modo scalabile.

2. Google Sites (gratuito)

Google Sites permette di creare mini-siti semplici con drag&drop, senza competenze tecniche. È gratuito con qualsiasi account Google, accessibile da smartphone, aggiornabile in tempo reale. Meno flessibile di Notion nella formattazione, ma più simile a una pagina web classica. Utile se vuoi un aspetto ordinato senza usare strumenti dedicati.

3. TouchStay e Hostfully (a pagamento, dedicati agli affitti brevi)

TouchStay e Hostfully sono piattaforme nate appositamente per i welcome book digitali negli affitti brevi. Offrono template preimpostati con tutte le sezioni tipiche (arrivo, regole, elettrodomestici, consigli locali), app ospiti con branding personalizzato, supporto multilingua automatico e statistiche su quante volte gli ospiti consultano ogni sezione. Il costo parte da circa 10–15 euro al mese per proprietà. Sono la scelta migliore per chi gestisce più proprietà e vuole un welcome book dall'aspetto professionale senza costruirlo da zero.

Cosa includere nel welcome book digitale

Un welcome book digitale efficace è diviso in sezioni chiare e consultabili velocemente. Ecco la struttura consigliata:

1. Arrivo e accesso

• Indirizzo preciso con link diretto a Google Maps (usa il pin, non solo il nome della via)
• Come funziona il check-in: smart lock, chiave in cassetta, portineria
• Codice PIN del lock o posizione della cassetta chiavi
• Come raggiungere la struttura dall'aeroporto e dalla stazione
• Dove parcheggiare (gratuito nelle vicinanze o garage convenzionati)

2. WiFi e tecnologia

• Nome rete WiFi e password, scritti grandi e in chiaro (gli ospiti la cercano per prima)
• Come funziona il televisore e come accedere a Netflix o altri streaming
• Istruzioni per climatizzatore, riscaldamento, lavatrice, lavastoviglie
• Eventuale sistema di allarme o videocitofono

3. Regole della casa

• Orari di silenzio richiesti dal regolamento condominiale
• Politica fumatori
• Regole sugli animali domestici
• Raccolta differenziata: quali contenitori usare e quando portarla fuori
• Accesso al cortile o alle aree comuni condominiali

4. Check-out

• Orario massimo di partenza
• Cosa fare prima di uscire: dove lasciare le chiavi, finestre, luci
• Istruzioni sulla raccolta rifiuti se il check-out coincide con il giorno di ritiro

5. Zona e consigli locali

• Supermercato più vicino con orari di apertura
• Farmacia, pronto soccorso, numero della Polizia locale
• Ristoranti e bar consigliati con link a Google Maps o recensione
• Attrazioni locali e cosa vedere nel raggio di qualche chilometro
• Come muoversi: mezzi pubblici, taxi, noleggio bici o monopattini

6. Emergenze e contatti

• Numero di telefono del gestore per emergenze (anche WhatsApp)
• Numeri di emergenza nazionali: 112, 115 (vigili del fuoco), 118 (ambulanza)
• Come segnalare un problema nella struttura (guasto, perdita d'acqua, ecc.)

Come consegnare il welcome book digitale agli ospiti

Un welcome book digitale che gli ospiti non aprono non serve a nulla. Questi sono i canali di distribuzione più efficaci:

• QR code stampato in casa:un cartoncino o una cornice con il QR code sul tavolo del soggiorno. L'ospite inquadra e accede subito, anche senza connessione dati se la pagina è stata aperta in precedenza.
• Link nel messaggio pre-arrivo:invia il link via piattaforma o WhatsApp 24–48 ore prima del check-in. L'ospite arriva già sapendo dove parcheggiare e come entrare, riducendo i messaggi di assistenza.
• Messaggio di benvenuto automatico:i software gestionali per affitti brevi permettono di inserire variabili dinamiche nei messaggi automatici, così ogni ospite riceve il link corretto per il suo appartamento senza intervento manuale.
• Email di conferma per prenotazioni dirette:includi il link nel PDF o nell'email di conferma insieme ai dettagli del soggiorno.

Come mantenere il welcome book aggiornato senza sforzo

Il vantaggio principale del digitale è l'aggiornamento istantaneo. Stabilisci una routine: ogni volta che cambia la password WiFi, chiude il ristorante consigliato o si introduce una nuova regola condominiale, aggiorni il documento in pochi minuti. Tutti gli ospiti futuri vedono subito la versione aggiornata senza che tu faccia altro.

Se usi uno strumento dedicato come TouchStay, puoi aggiornare centralmente le informazioni comuni a tutti i tuoi appartamenti (i tuoi contatti, le policy generali) e lasciare specifiche per unità le sezioni variabili (WiFi, accesso, indirizzo). Questo riduce sensibilmente il tempo di manutenzione quando gestisci più proprietà.

Tre errori da evitare

• Troppo testo, poche immagini:gli ospiti scansionano, non leggono. Un video di 30 secondi su come accendere il riscaldamento vale più di tre paragrafi di testo. Usa foto per i comandi degli elettrodomestici.
• Sezione emergenze nascosta in fondo:è quella che gli ospiti cercano più spesso quando hanno davvero un problema. Rendila visibile e facilmente raggiungibile dal menu principale.
• Link che non funziona:testa il link da uno smartphone esterno almeno ogni due mesi. Un welcome book irraggiungibile causa più messaggi di assistenza di uno assente.